エクセルはビジネスにおいてスタンダードなツールであり、採算管理にも便利なアプリケーションです。エクセルで採算管理を行うメリットやデメリットを紹介します。

エクセルは社会人であれば一度は使用したことのあるビジネスツールであり、基本操作を一通りマスターするための教育・研修コストは基本的にかかりません。プロジェクトの採算管理にもエクセルは便利なアプリケーションであり、エクセルを使って採算管理シートを作成することで、プロジェクトの赤字化を防ぐことができます。

エクセルで作った採算管理シートがあれば、社員同士で共有が簡単です。エクセルは日常の業務の中で広く使われている基本ツールであることから、社歴を問わずに採算管理ツールの共有が可能になります。

エクセルは、数値の入力や蓄積、出力が同じファイルで完結し、制約もあまりありません。そのため、とりあえず作ってみて修正するということが自由に行えます。関数やマクロ、ピボットテーブルなどをうまく組み合わせれば、プロジェクトの採算管理に必要なシステムをカスタマイズすることができます。

エクセルはあくまで表計算ソフトです。入力した数値を整理・加工して表やグラフにして表示することは得意ですが、それ以上の機能を求めると煩雑になり、時間がかかってしまうケースがよくあります。

エクセルは利用の自由度が非常に高いツールです。そのため、気がつくと参照すべきファイルやシートが増えているなど、煩雑になりやすい欠点があります。本人ですら分からなくなるなど、トラブルが起きても誰も直せないという事態になりかねません。

エクセルは、データの量が多くなり、複雑な関数が増えてくると処理速度が極端に遅くなります。マクロを作成しても、膨大な量のデータを処理する必要から、集計時に時間がかかる欠点があります。

採算管理にも活用できるエクセルですが、そのエクセルと同様に便利なツールがいくつかあります。

エクセルと同様に便利なツールとして知られているのが、「Googleスプレットシート」です。無料のGoogleアカウントを取得すれば、誰でも費用をかけることなく使うことができます。また、作成・保存されたファイルはオンライン上のGoogleドライブに保存されるため、パソコン、タブレット、スマートフォンなどを通じて、いつでもどこからでもアクセスすることが可能です。

エクセルもGoogleスプレットシートも大変便利なツールですが、採算管理専用のツールではありません。プロジェクトを熟知した担当者が自由にカスタマイズしながら採算管理をする分には役立つのですが、担当者の経験やノウハウなどに依存した管理になってしまう傾向があります。 そこで、採算管理専用のツールを使うことで、担当者任せにさせずに、プロジェクト管理だけに特化させる方法があります。

採算管理専用ツールとしては、「GoldStone」の導入がおすすめです。普段からエクセルを使い慣れた人を想定して簡単設計された操作画面であるため、導入直後から迷うことなく使うことができます。また、プロジェクトの採算管理のみに機能を絞っていることから、簡単で使いやすいインターフェースになっています。

エクセルではプロジェクトマネージャーなどの担当者任せになっていたヒト・モノ・カネの情報が、「GoldStone」によって全て一元管理することができます。管理業務のスリム化によって他業務の生産向上に寄与するほか、担当者が異動した時の素早い業務の引き継ぎにも効果を発揮します

「GoldStone」はクラウドサービスです。サーバ機器の導入や設置が不要でイニシャルコストが要らないほか、1アカウント当たり月額240円から利用可能です。困ったときのサポート費用やメンテナンス費用もかからず、継続利用しやすい料金設定になっています。

「GoldStone」を使って採算管理を徹底しプロジェクトの赤字化を回避しよう。

プロジェクト管理には、エクセルやGoogleスプレットシートを使った採算管理が一般的です。ただし、エクセルもGoogleスプレットシートも採算管理専用ツールではないため、デメリットを認識しながら割り切って使うことが大切です。 しかし、「GoldStone」を活用すれば、エクセルのような使いやすいインターフェイスで採算管理に特化した使い方ができ、かつ、ヒト・モノ・カネの情報管理の一元化などが可能です。