どうしてプロジェクトを黒字化させるために工数管理が欠かせないのでしょうか。まずは工数管理をすることによってもたらされるメリットを紹介します。

プロジェクトを進めるうえで、そのプロジェクトに携わる人材のモチベーションはとても大切で、重視すべきものです。プロジェクトの工数管理を行えば、個々の作業の効率や工数の実績を可視化することができます。数字として自分の働きを見ることができるので、個々のモチベーションは格段にアップするでしょう。プロジェクトに携わっている人材一人ひとりの作業効率が上がれば上がるほど、プロジェクト全体の作業効率もアップし、会社には利益がもたらされます。

工数管理を行うことで、具体的な進捗状況を確認することができます。進捗状況を常にメンバー間で共有しておくことは、プロジェクトを成功に導くためには欠かせません。工数管理を行って可視化し、さらにそれをメンバー間で共有しておけば、現状が一目瞭然です。ムダがある場合もわかりやすくなりますし、プロジェクト全体が円滑に進むようになるでしょう。

プロジェクト内容によっては、プロジェクトの設計やテストにかけた時間が、品質を大きく左右することがあります。工数管理をしておけば、どの作業にどれだけの時間をかけたのかがすぐにわかるので、品質管理もしやすくなるのです。

プロジェクト進行中は、トラブルがつきものです。工数管理をしておけば、トラブルが起きた際にも対処がしやすくなります。また過去のデータを参考にすれば、類似のプロジェクトで同じようなトラブルがあれば、それを参考に修正に要するスケジュールの見通しも立てやすくなります。

プロジェクトごとに工数管理を行っておけば、どの作業にどれだけの時間がかかったのか、過去のデータを遡って見ることができます。過去のものと類似したプロジェクトの見積りを行う場合は、そのデータを参考に見積りを行えば、自ずと精度もアップします。

プロジェクトの工数管理を行うことにメリットがあることはわかりましたが、いざ工数管理を行うとして、どういったポイントを押さえておけばいいのでしょうか。生産性アップに繋がる工数管理の方法を解説します。

工数管理を行っていても、入力している情報が正しくなければなんの意味もありません。たった1人でも間違った情報を入力すると、工数管理がまったく意味をなさなくなり、将来別のプロジェクトの参考にすることすらできなくなります。工数管理をすることを決めたのであれば、プロジェクトメンバー一人ひとりに正確な作業量を入力することを徹底させましょう。

数日や1週間分をまとめて入力させるような癖をつけさせてしまうと、正確な情報ではなくなってしまうこともありますし、リアルタイムで現状を把握することができなくなってしまいます。必ず一人ひとりが責任を持って毎日入力するように責任感を持たせましょう。

工数管理を行えば、個人とのモチベーションに繋がり生産性はアップしますが、それを管理者が管理しているだけでは、プロジェクト全体の生産性をアップさせるためには不十分です。個々の工数を全体で共有しておけば、プロジェクトが今どういう状況にあるのかを、メンバー全員が把握できます。またプロジェクトを円滑に進めるためには、工数以外にもさまざまな情報をメンバー間で共有することも必須です。意識的に共有する場を作ったり、共有サーバーを使って、情報が共有しやすい仕組みを構築しましょう。

プロジェクト管理ツールのなかには、工数管理を行えるものもあります。管理ツールによっていろいろスペックも異なりますから、自社がどのような機能を必要としているかを考慮しながら導入するツールを決めることをお勧めします。また工数を入力していくときに、操作性が悪ければ、必ず入力が漏れてしまう自体が起きてしまいます。誰もが簡単に操作できるような操作性かどうかも見極めましょう。社内での機密事項なども管理することがあるので、セキュリティー面がしっかりしているものを選ぶのも大切です。

最近はクラウド型の工数管理ができるプロジェクト管理ツールもあります。クラウド型を利用すれば、メンバー間での情報共有は格段に容易になります。

一つひとつのプロジェクトで正確な工数管理を行えば生産性が上がり、企業も黒字化させることが可能です。まだ工数管理をせずにプロジェクトを進行させているのであれば、すぐにでも工数管理を行う仕組みを構築しましょう。蓄積したデータは将来的にもとても有益なものになります。正確で閲覧しやすいデータを作成し、企業の生産性を高めましょう。