プロジェクト管理をしていく際、すぐにとりかかることができるのが、エクセルの活用です。 ほとんどの企業にエクセルはありますので、プロジェクトを管理しようとしたときに、すぐに始められるというメリットがあります。

エクセルは多くの企業で日常的に用いられています。そのため、社員が基本操作に困ることは少ないうえに、学習コストが発生することもないでしょう。

実はエクセルには表計算といったさまざまな機能が備わっています。また他のソフトと併用することも可能なため、カスタマイズ性が高いという特徴もあります。

すぐにでもはじめられるエクセルでのプロジェクト管理ですが、実はデメリットもあります。

エクセルでプロジェクト管理を検討している場合は、あらかじめデメリットを把握しておきましょう。

エクセルをはじめとしたオフィスソフトの難点として、同じファイルを全員で共有できないという点が挙げられます。そのため、複数の人間がプロジェクトの進捗を同時に記入することができず、作業効率が低下。スタッフのストレスも溜まっていってしまいます。

プロジェクトはさまざまな小さなタスクが積み重なってできあがっています。タスクにはそれぞれ順序と関係性があり、その細かなところまで管理していく必要があります。

エクセルによるプロジェクト管理の場合、無数にあるタスクに優先順位をつけていくのが困難なため、細かなプロジェクト管理は期待できません。

エクセルは、PC以外のタブレットやスマホといったデバイスに対応しきれていません。そのため、出先でプロジェクトの進捗を記入したい、確認したいといった場合、スムーズに管理が行なえません。

働き方改革によってテレワークの導入が盛んになっている現代、PC以外のデバイスでもプロジェクトが管理できるシステムが求められます。

プロジェクトを管理するうえで大切なのが、ガントチャートです。ガントチャートとは、アメリカの経営コンサルタント、ヘンリー・ガントが考案した棒状の表。プロジェクトの進捗を把握するのに役立ちます。

エクセルの場合、簡易的なガントチャートは作成可能ですが細かなタスクまでは管理できません。

エクセルと近しい機能がある、スプレットシートであれば、複数人が同時に同じ管理表を閲覧可能です。また、エクセルの知識があれば操作可能なため、特別な学習コストや時間がかからないというメリットもあります。

スプレットシートは該当のURLに対して、アクセスの権限を付与していきます。 特定の人物だけが見られる権限設定であれば流出の心配はありませんが、誰もがアクセスできるという最も低い権限設定もあります。 そのため、権限設定を誤ってしまうと、情報の漏えいにつながりかねないため、慎重な操作が必要です。

プロジェクト管理を本格的に行なう場合、専用のツールを活用するのがおすすめです。 専用のツールであれば、管理業務が楽になるうえに、情報を一元管理できるため、細かなタスクの進捗もしっかりと把握できます。

業務が属人化してしまっている場合、その箇所でプロジェクトが停滞してしまう可能性があります。このような属人化がもたらすリスクも、日報入力や日々の進捗管理で早期に発見が可能。担当者にヒアリングをすることで、属人化の解消やナレッジの共有にもつなげられます。

専用ツールを使って適切なプロジェクト管理を。

プロジェクトはときとして、部署を隔てて作業が進んでいきます。そのため多くのスタッフが関わり、管理が煩雑になってしまうことがあります。 プロジェクトを成功に導くには、しっかりと管理することが最重要課題です。

エクセルやスプレットシートを用いてもプロジェクトは管理できますが、より正確かつ問題点を洗い出すには、専用のツールを活用しましょう。専用のツールであれば、細かなタスクも含め、プロジェクトを管理できます。