プロジェクトにかけられる費用は、当然ながら無限にあるわけではありません。そのため、プロジェクトの進行前には、かならず予算を設定します。
プロジェクトの成功・失敗の定義はいくつかありますが、仮に目的が達成されていたとしても、実際のコストが予算を上回ってしまった場合、そのプロジェクトは失敗とみなされてしまうことも。
そのため、プロジェクトをマネジメントする際は、承認された予算内でプロジェクトが完了するように、しっかりとコスト管理を行う必要があります。
コスト管理とは、プロジェクト進行中のコストコントロールだけではありません。見積もりや予算設定の段階もコスト管理の領域ですが、そのことを認識されていない方も多いのでは？
この記事では、プロジェクトマネジメント基本であるPMBOKの、コスト管理の工程について詳しく解説していきますので、ぜひ、貴社のプロジェクトのマネジメントにお役立てください。
PMBOKとは
PMBOK（Project Management Body Of Knowledge）とは、1987年にアメリカの非営利団体PMIがガイドブックとして発表した、プロジェクトマネジメントのノウハウや手法を体系化したもの。今では、プロジェクトマネジメント基本として、事実上の世界基準となっています。
PMBOKの管理体系は、「統合管理」「スコープ管理」「スケジュール管理」「コスト管理」「品質管理」「人的資源管理」「コミュニケーション管理」「リスク管理」「調達管理」「ステークホルダー管理」の10の知識エリアと、「立ち上げ」、「計画」、「実行」、「監視・管理」、「終結」という5のプロセス、「入力」、「ツールと実践技法」、「出力」の3のパートに分かれています。
PMBOKのコスト管理工程
PMBOKのコスト管理の工程は、「コストマネジメント計画」「コスト見積もり」「予算設定」「コストコントロール」の4つの作業に分かれています。
まず、見積もりや予算設定、コストコントロールのルールを策定してから、精度の高い見積もりを行い、現実的な予算を設定して、コストが超過しないようにコントロールをしていくという流れです。
コストマネジメント計画
この工程では、プロジェクト憲章やプロジェクトマネジメント計画書から、予算やコストに関する情報を確認し、コスト管理を行うための、方針やルール、具体的な手順などを決めていきます。
専門家や関係者の承認の後、プロジェクト管理計画書の補助計画書の一つとなる「コストマネジメント計画書」を作成したら、作業完了です。
「コストマネジメント計画書」には、以下の内容を記載します。
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コスト見積もりの有効桁数
スコープやプロジェクトの規模に応じて、端数処理の桁（丸め幅）を定義します。
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コストの測定単位
労働時間数、日数など、測定に使用する単位を定義します。
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組織の手続きとのリンク
WBS要素と企業の会計システムの勘定科目コードを紐付けます。
WBSとは、Work・Breakdown・Structureの略で、作業を分解し、構造化するマネジメント手法のこと。WBSは、最小単位であるワークパッケージごとにマネジメントを行うのが基本ですが、プロジェクトの規模や期間によっては、もっと大きな単位でマネジメントを行う方が都合の良い場合もあり、その際に、ワークパッケージを複数含んだ「コントロール・アカウント（CA）」という管理単位を設定します。
ここでいう、WBS要素とは、このワークパッケージやCAのことです。
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コントロールしきい値
コスト・パフォーマンスを管理するための、ベースラインからの差異の許容範囲を定義します。
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パフォーマンス測定の規則
コストコントロールの作業の「アーンド・バリュー・マネジメント（EVM）」で使われる計算式を定義します。
EVMは、計画値・実コスト・出来高を比較して、パフォーマンスを測定する、プロジェクトの計画と実績を評価する手法です。
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報告形式
コストに関する報告の頻度や書式を定義します。
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プロセス
これから行う、「コスト見積もり」「予算設定」「コストコントロール」の作業プロセスを定義します。
コスト見積もり
「コストマネジメント計画書」が完成したら、次は、コスト見積もりです。
以下の表にあるような資料を確認しながら、プロジェクトに必要な資源に対しての妥当なコストを、ワークパッケージやCAごとに、定量的に見積もります。
| 資料 | 確認事項 |
|---|---|
| 人的資源マネジメント計画 | プロジェクトに必要な人員、単価、報酬など |
| スコープベースライン | 成果物の情報と、セキュリティやアイセンス、契約といった法律関連 |
| プロジェクトスケジュール | タスクや工程に割り当てた資源や量、期間など |
| リスク登録簿 | リスク対策費 |
実際に見積もりを行う際には、最適なコストになるように、外部委託をするなどの案も検討したり、また、プロジェクトにおけるステークホルダーからの要求事項も考慮する必要があります。
予算設定
コスト見積もりが終わったら、次は、その見積もりを元にした、プロジェクト全体の予算設定です。
プロジェクトのスケジュールに合わせて、ワークパッケージやCAごとに予算分配した、コスト・ベースラインを作成します。
予期せぬリスクが発生した場合に備えてゆとりを持たせた上で、「プロジェクト資金要求事項」を作成し、予算を要求しましょう。
通常、プロジェクトの予算は一度にまとめて与えられるものではなく、期間ごとに必要な予算が分割されます。
コストコントロール
コストコントロールは、プロジェクトを監視し、まず、作成したコスト・ベースラインとコスト実績を照らし合わせて、その差異を分析します。
分析は、「コストマネジメント計画書」で定義した、パフォーマンス測定の規則に従い、コストやスケジュール、スコープを統合的に測定。もし、「コストマネジメント計画書」で定義した、コントロールしきい値の範囲を逸脱している場合には、直ちに対応策を講じる必要があります。
分析した結果は、「コストマネジメント計画書」の報告形式に従って文書化、報告し、結果、コスト・ベースラインの変更が必要な場合は、変更要求を行います。
まとめ
ここまで、PMBOKのコスト管理工程について解説してきましたが、この工程を実際のプロジェクトに落とし込む場合、エクセルなどを使って手動でコスト管理や分析を行うのはなかなか難しいです。
プロジェクト進行中のコストコントロールにおいては、コスト・ベースラインとコスト実績の差異の程度を常に把握し、許容範囲を超えた場合は、迅速な対応が求められます。そのため、コスト管理においては、自動で分析を行ってくれる「プロジェクト採算管理ツール」の導入がおすすめです。
株式会社日本ビジネス開発が提供する『GoldStone採算』は、プロジェクトのすべてを「見える化」する、プロジェクト採算管理ツールです。
プロジェクトにおけるヒト・モノ・カネを一括管理できるので、コスト・ベースラインとコスト実績の比較を自動化できます。差異がどの程度あるのか一目でわかるので、すぐに判断・行動することが可能です。
『GoldStone採算』を導入し、徹底したコスト管理で、プロジェクトを成功に導きましょう！